A necessidade de formalizar o pedido de prorrogação de prazo

Dicas • 21/03/2022

Já ouviu falar de pedido de prorrogação de prazo na licitação? Essa não é uma medida comum, mas existem situações extraordinárias em que a prorrogação pode ser um recurso. Neste artigo, você vai entender tudo sobre o assunto.

Pedido de prorrogação de prazo. A empresa que ganha um processo de licitação e se torna fornecedora da Administração Pública deve executar seus serviços de acordo com os requisitos previstos no contrato. Uma parte fundamental dessas contratações são os prazos e, claro, o seu cumprimento. Esses prazos podem ser tanto de início da execução do serviço quanto de entrega ou fim da vigência do contrato.

Contudo, em algumas situações é possível considerar a prorrogação. Entenda qual a necessidade de formalizar o pedido de prorrogação de prazo e como deixar de fazê-lo pode gerar processos administrativos para a empresa.

Quando é possível pedir prorrogação de prazo?

A prorrogação de prazo não é comum e pode ser um recurso apenas em situações extraordinárias. Mas, afinal, o que é uma situação extraordinária?

A Lei, no art. 57, prevê, especificamente, os motivos pelos quais a prorrogação de prazo pode se tornar uma opção. São eles:

1. Superveniência de fato excepcional ou imprevisível, estranho à vontade das partes, que altere fundamentalmente as condições de execução do contrato;

2. Impedimento de execução do contrato por fato ou ato de terceiro reconhecido pela Administração em documento contemporâneo à sua ocorrência;

O principal e mais atual exemplo é a pandemia de Covid-19, que se enquadra como fato excepcional e estranho à vontade das partes. A pandemia alterou as condições de execução do contrato e afetou as empresas de diversas formas. Em vista das necessidades epidemiológicas e sanitárias para conter o vírus, muitos empreendimentos não conseguiram manter as suas cadeias de produção e as estruturas de logística e transporte funcionando normalmente. Muitas cadeias de produção passaram por uma diminuição significativa de volume ou até mesmo precisaram ficar paralisadas por algum período de tempo.

É claro que, com isso, a capacidade das empresas em cumprir os prazos foi diretamente afetada, trazendo para o debate justamente a necessidade da formalização do pedido de prorrogação e como fazê-lo.

Necessidade da formalização do pedido de prorrogação de prazo

Nesse cenário de fatos e eventos extraordinários, se a empresa não formalizar o pedido de prorrogação dos prazos com os órgãos públicos para os quais fornece serviços ou produtos, ela pode ser considerada negligente. Nesse sentido, a negligência, ao gerar danos à administração pública, configura como ato ilícito.

Isso quer dizer que até mesmo eventos globais como a pandemia não são auto-evidentes para a administração pública e não justificam automaticamente o não cumprimento dos prazos.

Por isso, a necessidade de formalizar o pedido: deixar os órgãos públicos à par das circunstâncias que impedem a execução do contrato demonstra que a empresa não está agindo de má-fé e que, portanto, o não cumprimento dos prazos não é uma negligência ou omissão voluntária, mas sim um problema de execução e produção causado por eventos de força maior.

Assim, é a formalização do pedido de prorrogação do prazo que evita que a empresa sofra e responda a um processo administrativo. Lembrando que o processo administrativo pode implicar em sanções para o negócio e que a formalização do pedido é aquilo que garante a probidade e boa fé.

Vale ressaltar que a prorrogação de prazos não é uma medida corriqueira. Ela se circunscreve a eventos e situações extraordinárias e de força maior. Por isso mesmo, a empresa deve se atentar e avaliar bem a sua capacidade de produção e o seu estoque, dentre outros fatores, na hora de concorrer às licitações, a fim de que, salvo nas situações extraordinárias previstas pela, consiga cumprir adequadamente suas obrigações e deveres para com a administração pública.

Como fazer a formalização do pedido de prorrogação?

A mesma Lei que estabelece os motivos que podem gerar prorrogação também prevê que: “toda prorrogação de prazo deverá ser justificada por escrito e previamente autorizada pela autoridade competente para celebrar o contrato”.

Solicite a prorrogação através de documento escrito

Isso significa que a empresa deve, em primeiro lugar, formalizar o seu pedido. É necessário que ela elabore um documento direcionado aos órgãos públicos com os quais têm contratos. Além de solicitar a prorrogação, o documento deve informar qual o problema de execução do contrato e por quais razões específicas ele interfere no cumprimento dos prazos.

Vincule as causas com as consequências

Por exemplo, imagine que um grande número de funcionários precisou ser afastado ou que algum insumo necessário para a cadeia de produção está em falta porque a pandemia prejudicou os prazos dos seus próprios fornecedores. Com certeza o volume da produção pode ser drasticamente reduzido ou a produção ficará comprometida em um futuro próximo.

O documento enviado aos órgão públicos deverá conter especificações de como exatamente a pandemia (medidas de isolamento, grande número de funcionários afastados ou paralisação das atividades por medidas do município) prejudicou a produção (por falta de insumos ou por falta de funcionários) e, consequentemente, a entrega final aos órgãos públicos. Ou seja, vincule adequadamente a causa e a consequência no documento.

Apresente evidências que fundamentam o pedido

Como a prorrogação também depende da autorização prévia das autoridades responsáveis, é pertinente que a empresa apresente provas e evidências que fundamentam a justificativa e explicitação dos problemas de execução.

Nesse mesmo sentido, a necessidade de autorização prévia implica que a empresa informe com antecedência da sua situação. Por essa razão, é importante que um diagnóstico da produção seja feito e que o pedido de prorrogação não coincida com o vencimento do prazo.

Agora você já sabe que formalizar o pedido é importante para não responder a processos da administração pública e ter que lidar com sanções. É essa formalização que garante que a sua empresa não será responsabilizada por problemas que escapam à sua alçada e que garante a credibilidade do negócio em cumprir com as suas obrigações.

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