Como lidar com documentos vencidos em licitações?

Fornecedor • 06/02/2023

Documentos vencidos em licitações: O que fazer quando você percebe no momento da licitação que os documentos estão vencidos

A sua empresa enviou a proposta para participar do processo licitatório. Você e sua equipe reuniram todos os documentos; mas quando você percebeu, eles estavam vencidos.

E agora, o que fazer? Como lidar com documentos vencidos?

Esta dúvida é bastante comum e assola tanto as microempresas (ME) quanto as empresas de pequeno porte (EPP) e os pregoeiros, mas resolver este problema é mais simples do que se imagina.

Neste artigo, você descobrirá o que as leis falam sobre o assunto, quais são os documentos exigidos, os prazos corretos e como lidar com certidões que passaram do prazo.

Documentos exigidos nos processos licitatórios

Antes de tudo, devemos lembrar que os documentos exigidos em uma licitação variam conforme a modalidade e as disposições do edital. Porém, via de regra, os documentos exigidos são:

• Proposta comercial – o documento onde a empresa apresenta a sua proposta de preços e condições de pagamento;
• Documentação de habilitação – os documentos comprobatórios da capacidade técnica e financeira da empresa, como, por exemplo, certidões negativas, atestados de capacidade técnica, entre outros;
• Certificado de regularidade fiscal – comprovando que a empresa está em dia com as obrigações fiscais;
• Seguro de garantia – comumente exigido para garantir o cumprimento das obrigações contratuais;
• Documentação específica – varia conforme a natureza do objetivo do certame licitatório, podendo exigir documentos como projetos, estudos, dentre outros.

Para saber quais os documentos exigidos em uma licitação, basta consultar o edital, pois ele é o regimento de todo o certame, junto com o disposto na Lei 8.666/93 e na Lei 10.520/2002, a lei que rege o Pregão.

O que a lei diz sobre a documentação e seus prazos?

Quando falamos de pregão, seja ele eletrônico ou presencial, uma das maiores dúvidas que surgem está relacionada às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), contempladas pela Lei Complementar nº 123/2006.

Segundo o artigo 42 desta lei, a comprovação da regularidade fiscal e trabalhista das microempresas e das empresas de pequeno porte será exigida para efeito de assinatura do contrato, e por isso, a empresa deve apresentar toda a documentação exigida, por mais que haja alguma restrição.

No §1º do artigo 42, a lei prevê que caso haja algum tipo de restrição, será concedido o prazo de cinco dias úteis, contado a partir do momento em que a empresa for declarada a vencedora do certame.

Caso haja algum imprevisto, existe a possibilidade da prorrogação do prazo de entrega de documentos, dando mais cinco dias úteis para a sua regularização, tal como o pagamento ou parcelamento de débitos e emissão de certidões negativas, conforme a Lei Complementar nº 155/2016.

Contudo, se a empresa não conseguir regularizar os documentos para entregá-los dentro do prazo, ficará impedida de ser contratada, dando lugar para a próxima empresa qualificada, conforme a ordem de classificação.

Em contrapartida, o Decreto Federal 8538/2015 traz outra previsão sobre a documentação, assegurando que a comprovação da regularidade fiscal das MEI e das EPP será exigida para efeito de contratação – e não como condição para participação na licitação.

Ao contrário da Lei Complementar 155/2016, as empresas que não regularizarem a documentação dentro do prazo de cinco dias úteis, além da sua prorrogação por igual período, não poderão ser contratadas, ficando a critério da entidade pública contratar os próximos licitantes.

Neste caso, a Administração Pública pode dar continuidade ao certame ou ainda revogar a licitação, conforme lhe for mais conveniente.

Você pode estar se perguntando agora: mas qual seria a legislação correta? O que seguir?

Documentos vencidos: como proceder?

Primeiramente, devemos frisar que todas as previsões e descrições do certame licitatório estão no edital, o documento norteador de todo o processo.

Por isso é importante analisar o edital com calma, verificando quais os documentos estão sendo exigidos nas fases de habilitação técnica, fiscal e econômico-financeiro e qual o prazo para a entrega e validação dos documentos.

Vamos utilizar o seguinte exemplo: digamos que a entidade pública tenha recebido as propostas de todas as empresas e decidiu alterar a data de abertura dos envelopes do pregão. A empresa X estava com as certidões válidas, porém com a mudança na data, os documentos estavam vencidos. O que fazer?

Neste caso, as certidões devem estar com a validade da data de apresentação dos envelopes. Contudo, caso a empresa seja convocada para a assinatura do contrato, as certidões devem estar regularizadas.

Como organizar os documentos dentro do prazo

Documentos vencidos são bastante comuns em licitações públicas, e com tantos documentos para juntar e apresentar ao longo do certame, é possível que as datas passem despercebidas.

Sendo assim, para garantir que tudo corra bem e dentro do prazo, existem algumas decisões e manuais e digitais que podem ser tomadas para facilitar o processo.

Primeiramente, você deve verificar quais os documentos exigidos pelo edital, e se possível, fazer um checklist com todos eles, incluindo documentos de habilitação e comprovação básica.

Em seguida, é importante se atentar ao prazo, providenciando os documentos originais e cópias, tal como suas autenticações, especialmente quando estiver lidando com certidões negativas tanto de caráter positivo quanto negativo.

Como estamos lidando com cópias e com documentos, a digitalização é um processo que faz toda a diferença no momento da organização e no manuseio dos documentos.

Por isso, contar com a automação desses documentos e das propostas pode transformar os seus processos e trazer mais efetividade para a gestão de processos e documentos.

Pensando nisso, nós idealizamos o sistema focado em fornecedores, visando tornar o processo descomplicado e automatizado.

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