Atendimento 08h00 às 18h00 - Segunda a Sexta (Horário de Brasília)

(67) 3303-2740

Como lidar com documentos vencidos em licitações?

Fornecedor06/02/2023

Documentos vencidos em licitações: O que fazer quando você percebe no momento da licitação que os documentos estão vencidos

A sua empresa enviou a proposta para participar do processo licitatório. Você e sua equipe reuniram todos os documentos; mas quando você percebeu, eles estavam vencidos.

E agora, o que fazer? Como lidar com documentos vencidos?

Esta dúvida é bastante comum e assola tanto as microempresas (ME) quanto as empresas de pequeno porte (EPP) e os pregoeiros, mas resolver este problema é mais simples do que se imagina.

Neste artigo, você descobrirá o que as leis falam sobre o assunto, quais são os documentos exigidos, os prazos corretos e como lidar com certidões que passaram do prazo.

Documentos exigidos nos processos licitatórios

Antes de tudo, devemos lembrar que os documentos exigidos em uma licitação variam conforme a modalidade e as disposições do edital. Porém, via de regra, os documentos exigidos são:

  • Proposta comercial – o documento onde a empresa apresenta a sua proposta de preços e condições de pagamento;
  • Documentação de habilitação – os documentos comprobatórios da capacidade técnica e financeira da empresa, como, por exemplo, certidões negativas, atestados de capacidade técnica, entre outros;
  • Certificado de regularidade fiscal – comprovando que a empresa está em dia com as obrigações fiscais;
  • Seguro de garantia – comumente exigido para garantir o cumprimento das obrigações contratuais;
  • Documentação específica – varia conforme a natureza do objetivo do certame licitatório, podendo exigir documentos como projetos, estudos, dentre outros.

Para saber quais os documentos exigidos em uma licitação, basta consultar o edital, pois ele é o regimento de todo o certame, junto com o disposto na Lei 8.666/93 e na Lei 10.520/2002, a lei que rege o Pregão.

O que a lei diz sobre a documentação e seus prazos?

Quando falamos de pregão, seja ele eletrônico ou presencial, uma das maiores dúvidas que surgem está relacionada às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), contempladas pela Lei Complementar nº 123/2006.

Segundo o artigo 42 desta lei, a comprovação da regularidade fiscal e trabalhista das microempresas e das empresas de pequeno porte será exigida para efeito de assinatura do contrato, e por isso, a empresa deve apresentar toda a documentação exigida, por mais que haja alguma restrição.

No §1º do artigo 42, a lei prevê que caso haja algum tipo de restrição, será concedido o prazo de cinco dias úteis, contado a partir do momento em que a empresa for declarada a vencedora do certame.

Caso haja algum imprevisto, existe a possibilidade da prorrogação do prazo de entrega de documentos, dando mais cinco dias úteis para a sua regularização, tal como o pagamento ou parcelamento de débitos e emissão de certidões negativas, conforme a Lei Complementar nº 155/2016.

Contudo, se a empresa não conseguir regularizar os documentos para entregá-los dentro do prazo, ficará impedida de ser contratada, dando lugar para a próxima empresa qualificada, conforme a ordem de classificação.

Em contrapartida, o Decreto Federal 8538/2015 traz outra previsão sobre a documentação, assegurando que a comprovação da regularidade fiscal das MEI e das EPP será exigida para efeito de contratação – e não como condição para participação na licitação.

Ao contrário da Lei Complementar 155/2016, as empresas que não regularizarem a documentação dentro do prazo de cinco dias úteis, além da sua prorrogação por igual período, não poderão ser contratadas, ficando a critério da entidade pública contratar os próximos licitantes.

Neste caso, a Administração Pública pode dar continuidade ao certame ou ainda revogar a licitação, conforme lhe for mais conveniente.

Você pode estar se perguntando agora: mas qual seria a legislação correta? O que seguir?

Documentos vencidos: como proceder?

Primeiramente, devemos frisar que todas as previsões e descrições do certame licitatório estão no edital, o documento norteador de todo o processo.

Por isso é importante analisar o edital com calma, verificando quais os documentos estão sendo exigidos nas fases de habilitação técnica, fiscal e econômico-financeiro e qual o prazo para a entrega e validação dos documentos.

Vamos utilizar o seguinte exemplo: digamos que a entidade pública tenha recebido as propostas de todas as empresas e decidiu alterar a data de abertura dos envelopes do pregão. A empresa X estava com as certidões válidas, porém com a mudança na data, os documentos estavam vencidos. O que fazer?

Neste caso, as certidões devem estar com a validade da data de apresentação dos envelopes. Contudo, caso a empresa seja convocada para a assinatura do contrato, as certidões devem estar regularizadas.

Como organizar os documentos dentro do prazo

Documentos vencidos são bastante comuns em licitações públicas, e com tantos documentos para juntar e apresentar ao longo do certame, é possível que as datas passem despercebidas.

Sendo assim, para garantir que tudo corra bem e dentro do prazo, existem algumas decisões e manuais e digitais que podem ser tomadas para facilitar o processo.

Primeiramente, você deve verificar quais os documentos exigidos pelo edital, e se possível, fazer um checklist com todos eles, incluindo documentos de habilitação e comprovação básica.

Em seguida, é importante se atentar ao prazo, providenciando os documentos originais e cópias, tal como suas autenticações, especialmente quando estiver lidando com certidões negativas tanto de caráter positivo quanto negativo.

Como estamos lidando com cópias e com documentos, a digitalização é um processo que faz toda a diferença no momento da organização e no manuseio dos documentos.

Por isso, contar com a automação desses documentos e das propostas pode transformar os seus processos e trazer mais efetividade para a gestão de processos e documentos.

Pensando nisso, nós idealizamos o sistema focado em fornecedores, visando tornar o processo descomplicado e automatizado.

O nosso sistema conta com o módulo de Gestão de Propostas online, onde você pode enviar eletronicamente a sua proposta e incluir toda a documentação necessária para a licitação, tornando o processo mais ágil.

Saiba mais sobre as funcionalidades do Compras BR e descomplique o envio das propostas e a sua participação nas licitações.

Confira mais novidades do mercado

MEI pode participar de licitação?

MEI pode participar de licitação? Uma dúvida muito comum que vamos responder neste artigo para vocês. Confira na integra. Muitas […] […]

Fornecedor • 06/03/2023

Leia Mais
Por que o valor estimado na licitação é importante

Entenda o real motivo do valor estimado na licitação ser tão importante. Confira neste artigo completo que preparamos para vocês! […] […]

Fornecedor • 01/03/2023

Leia Mais
Concorrência na Nova Lei de Licitações

Você já sabe tudo sobre concorrência na nova lei de licitações? Se não, confira este artigo que preparamos para você […] […]

Fornecedor • 04/11/2022

Leia Mais
Tudo sobre a Plataforma mais Brasil

Já ouviu falar da Plataforma mais Brasil? Neste artigo, você vai conhecer e entender tudo sobre essa ferramenta e a […] […]

Comprador/Ente Público • 04/10/2022

Leia Mais
Licitações Privadas: onde encontrar e como participar

Você sabia que existem licitações privadas? Ela existe e nós vamos explicar para você neste artigo completo. Licitações e licitações […] […]

Fornecedor • 19/09/2022

Leia Mais

Portal de Compras BR © 2023. Todos os direitos reservados.
O Compras BR é um produto da AZ Tecnologia em Gestão - AZ TECNOLOGIA EM GESTAO LTDA - CNPJ: 24.598.492/0001-27