Checklist de Documentos para a Habilitação em Licitação

Fornecedor • 15/08/2022

Habilitação em licitação pode ser um problema caso você não tenha tudo organizado. Confira esse checklist para não perder nenhum ponto.

Concorrer a um processo de licitação pode ser uma grande oportunidade para as empresas. Há inúmeras vantagens em vender para os órgãos públicos. No entanto, o processo pode gerar diversas dúvidas. Principalmente, porque as licitações envolvem diferentes fases. Neste artigo, você vai entender tudo sobre uma das fases mais importantes para as empresas participarem de uma licitação adequadamente: a Habilitação.

Estar habilitado para uma licitação significa que sua empresa deve apresentar todos os documentos exigidos pelo edital que regula a concorrência e, através delas, comprovar sua capacidade de fornecer o objeto licitado aos órgãos públicos. Esses documentos podem variar de edital para edital, mas parte deles é recorrente e diz respeito a diferentes esferas. Portanto, a sua empresa pode mantê-los organizados e em dia, a fim de que o processo seja uma tarefa bem mais eficiente e bem sucedida.

Com isso, o risco de perder uma grande oportunidade de conquistar um mercado estável e aumentar os lucros por erros burocráticos é significativamente reduzido. Separamos para você um Checklist de documentos para a habilitação em Licitação. Confira!

A Fase de Habilitação e a Nova Lei das Licitações

Antes de mais nada, vale lembrar que a lei nº 14.133, sancionada em 2021, mudou um pouco a regulação dos processos licitatórios. Um primeiro ponto a ser destacado é que ela inverteu as fases do processo licitatório.

A habilitação deixou de ser uma das fases iniciais. Isto é, de acordo com a nova lei, a habilitação acontece após o julgamento das propostas. Assim, ela tem o papel fundamental de afirmar a capacidade do vencedor da licitação em fornecer o bem ou serviço tal qual previsto pelo edital.

Nesse cenário, se o licitante não apresentar os documentos adequadamente, ainda que tenha as melhores propostas, não poderá vencer a licitação e fechar o negócio.

Checklist para a habilitação em licitação

Os documentos solicitados para a habilitação são separados em diferentes grupos. São eles: habilitação (1) jurídica, (2) técnica, (3) fiscal, social e trabalhista e (4) econômico-financeira. Vamos entender os seus objetivos comprobatórios e conhecer exatamente quais documentos devem constar em cada um desses grupos.

(1) Habilitação Jurídica

Os documentos de habilitação jurídica são os mais simples e visam comprovar, justamente, a regularidade jurídica da empresa.

• Ato constitutivo (contrato social, estatuto social ou requerimento de empresário)
• Todas as alterações ou consolidação do Ato Constitutivo
• Procuração dos respectivos representantes nas licitações
• Documentos dos Sócios
• Documentos do Representante Legal
• Prova de Administração ou Diretoria (dependo do tipo empresarial)

(2) Habilitação Técnica

Esses documentos visam comprovar a capacidade técnica e profissional da empresa para cumprir o fornecimento dos bens ou serviços licitados.

• Atestado de Capacidade Técnica Profissional (emitido por uma empresa privada ou por órgão governamental, a fim de atestar a qualidade do serviço prestado pelo licitante)
• Atestado(s) de Capacidade Técnica Operacional (emitido por empresa privada ou órgão governamental)
• Registro no órgão regulamentador pertinente à empresa
• Inscrição na entidade profissional pertinente

(3) Habilitação fiscal, social e trabalhista

A habilitação fiscal, social e trabalhista diz respeito aos documentos que comprovam e demonstram a regularidade fiscal, social e trabalhista das obrigações pertinentes, por lei, às empresas, sejam elas tributária federal, estadual, municipal, de seguridade social e de fundo de garantia por tempo de serviço.

• Documento que comprova inscrição no Cadastro de Pessoas Física e Jurídica (expedidos pela Secretaria da Receita Federal)
• Inscrição Estadual e Inscrição Municipal
• Certidão negativa de débitos Trabalhistas
• Certidão negativa de débitos do INSS
• Certidão negativa de débitos do FGTS (solicitada através da Caixa Econômica Federal ou pelo site da Caixa, com validade de 30 dias)
• Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (emitida pela Receita Federal, com validade de 180 dias, ou pelo site de 30 dias)
• Certidão negativa de débitos estaduais (emitido pela Secretaria Estadual da Fazenda, com validade de 90 dias)
• Certidão negativa de débitos municipais (emitida pela Secretaria de Estado Municipal da sua cidade)

(4) Econômico-financeira

Os documentos para a habilitação econômico-financeira têm por objetivo demonstrar que a empresa licitante possui capacidade para cumprir o contrato que será estabelecido com os órgãos públicos e, portanto, fornecer adequadamente o objeto licitado.

• Balanço Patrimonial
• Índices Contábeis
• Certidão Negativa de Falência, Concordata e de execução patrimonial
• Capital Social ou Patrimônio Líquido, que deve ser de até 10% do valor total do contrato
• Certidão Negativa de Falência, Concordata e Execução Patrimonial
• Índices de Liquidez, que são definidos pelo edital

Vale lembrar que, de acordo com o edital, outros documentos podem ser solicitados. Então, sempre fique atento às especificidades do edital e siga à risca as suas normas.

Como se organizar para as licitações?

Como vimos, o volume de documentos exigidos é grande, assim como eles têm naturezas diferentes (jurídicas, técnicas, econômico-financeiras e fiscais, trabalhistas e sociais) e devem ser solicitados a diversos órgãos.

Além disso, muitas das certidões e dos atestados exigidos possuem prazos e validades específicas. Desse modo, é fundamental não perder os prazos de vista e acabar entregando documentos inválidos, que levam a empresa a perder oportunidades.

Gerenciar e administrar esses documentos de maneira eficiente e organizada pode ser um desafio.Por isso, a organização é principal dica para as empresas licitantes e, também, a principal maneira de garantir o sucesso dessa empreitada. Para conseguir a organização e eficiência desejadas, as plataformas de gestão de documentos podem ajudar muito.

Nessas plataformas, os licitantes podem trabalhar com notificações de prazos, manter os documentos organizados de acordo com as suas diferentes naturezas, acessá-los com segurança e garantir a sua integridade. Assim, a participação nas licitações se torna mais ágil e otimizada. A empresa também fica mais preparada para concorrer a outras licitações, inclusive simultaneamente, e ampliar seus horizontes.

Aqui você encontra mais dicas para se organizar para participar dos processos de licitação.

Agora você já sabe como começar a se organizar para o checklist da sua Habilitação. Quer saber mais? Conheça as soluções que a COMPRAS BR tem para otimizar a participação da sua empresa nas licitações.

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