Como participar de licitações? Saiba como se organizar e começar

Dicas • 19/04/2022

Como participar de licitações? Uma dúvida muito comum por quem está querendo começar a vender para prefeituras e órgãos públicos em geral.

Participar de licitações não é o bicho-papão que muitos imaginam ser. Mas podem se tornar muito complexas e desafiantes se você não estiver bem organizado para participar delas. Organização é a palavra-chave.

Ao lidar com o setor de compras governamentais, regidos pelas licitações, você precisa lidar com muitos documentos e comprovantes, digitalizados ou não, mesmo em licitações eletrônicas.

Gerenciar e administrar esses documentos de maneira eficiente e organizada é essencial para o sucesso em um processo de licitação, ainda mais quando se participa de vários processos simultâneos.

Muitas pessoas imaginam, de maneira contrária, que processos de licitação são simples: basta ter o menor preço, que você ganhará. Mas as coisas não são bem assim.

É imprescindível contar com uma boa gestão de documentos, da equipe que trabalha em um edital e da comunicação. Tanto quanto saber organizar documentos, informações, documentos impressos e demais anexos.

Como organizar o processo de participação em uma licitação?

Processos de organização de uma empresa que participa de licitações são bastante particulares. Além da estrutura interna de cada empresa e seus processos decisórios, é preciso levar em conta o perfil da empresa e seus funcionários, a tecnologia disponível, o mercado, e as peculiaridades de cada edital.

Assim, o que pode dar certo para uma empresa em um edital específico, pode não funcionar para outras empresas – ou em outros editais. Não existe “fórmula mágica”.

Contudo, especialmente quando a empresa participa de processos licitatórios simultâneos, o primeiro passo é criar um fluxo administrativo de fácil acesso para todos da equipe, em cada um dos processos.

Isto porque o desdobramento de um edital de licitação do governo segue um tipo de roteiro, que pode ser descrito, mais ou menos, da seguinte maneira:

1. Fase de Entrada (Inicial/Preliminar): compreende a leitura do edital, a separação da proposta e o aguarde do início do edital;
2. Fase de Saída/Processo em Andamento: proposta enviada corretamente para o órgão responsável pelo edital;
3. Fase de empenho, contratação ou execução: declarado o vencedor da licitação, recebeu a nota de empenho, e início da entrega do produto ou serviço;
4. Fase de recebimento ou liquidação: serviço concluído, aguardando recebimento;
5. Fase do Atestado de Capacidade Técnica: após o recebimento, aguardando atestado de capacidade técnica;
6. Arquivo Morto: após o fim do processo, a Justiça pode pedir informações relativas à ele por um período de até cinco anos. Daí a importância de guardar toda documentação referente ao processo de licitação;

Cada etapa conta com uma documentação própria, tornando, assim, uma necessidade a organização destes documentos em pastas, para cada etapa e cada processo distinto, de acordo com cada progresso.

Ferramentas digitais, como o Trello, podem fornecer alternativas de armazenamento de dados em pastas organizadas e, ao mesmo tempo, cobrir a necessidade de comunicação e gerenciamento em um único aplicativo.

Assim como os bons e velhos armários de escritório, no caso do armazenamento dos documentos físicos.

Seja como for, é importante reservar um espaço para cada etapa de cada processo, para facilitar a busca em caso de necessidade, e evitar a perda de documentos e comprovantes.

Vamos ver agora algumas dicas para sua empresa entrar no mercado de licitações com tudo bem organizado e bem preparado:

1 – Atenção ao edital

Esse é o passo fundamental para quem deseja ter sucesso em licitações do governo: saber exatamente o que ele está pedindo.

Quando um órgão público realiza uma licitação, sua equipe deve estar atenta ao conteúdo do edital: o que, como e quando aquele órgão público precisa daquele produto ou serviço. Em todo edital há uma descrição clara do objeto.

Ao atender as especificações do edital, as chances da sua empresa ser desclassificada são bem menores. Mais ainda, o próprio edital te ajuda a construir uma proposta mais competitiva e com maiores chances de sair vencedora daquele pregão.

2 – Organização do Estoque e prazo de entrega

No ato de inscrição em um edital de licitação, não é necessário ter um estoque em mãos para participar de uma licitação para o governo.

Mas, independente disso, você deve ter uma logística e um fluxo administrativo que te permitam cumprir as demandas do edital de maneira correta e eficiente, dentro dos prazos estabelecidos.

Assim, sua empresa precisa de bons fornecedores e sua logística deve estar coberta por uma transportadora competente e organizada, a fim que o seu processo seja célere e efetivo.

3 – Organização e cuidado com a documentação da empresa

A empresa deve estar com a sua documentação em dia para participar de licitações. É preciso estar atento com o vencimento das habilitações e certificados, já que eles necessitam estar dentro do prazo de validade para que sua organização possa participar da licitação.

4 – Avalie bem o custo benefício

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, ter o menor preço não é garantia de sucesso em um edital. De nada adianta ofertar um serviço com um preço baixo e não conseguir corresponder na etapa de execução do edital, acarretando em prejuízos para sua empresa ou no não cumprimento da demanda.

Nesse sentido, o essencial é que sua empresa tenha a documentação em dia e em conformidade com o edital e apresentar boa composição de preço, levando em conta o custo-benefício e as necessidades do órgão público.

Para se organizar da maneira adequada e cumprir todas as exigências de um edital – ou de vários ao mesmo tempo – o ideal é contar com o apoio de uma plataforma, como o ComprasBR.

Nossa plataforma facilita os processos de maneira intuitiva, ágil e inteligente, permitindo gerenciar toda a sua equipe e licitações em um só lugar.

Através de nossas ferramentas, você e sua equipe acompanham em tempo real todo o andamento dos processos licitatórios, bem como as tarefas que sua equipe precisa cumprir. A nossa plataforma também permite que você armazene todos os documentos importantes para sua empresa e para cada edital de maneira organizada e eficaz. Viu como participar de licitações é uma tarefa fácil?

Venha conhecer mais sobre a nossa plataforma ou converse com um de nossos atendentes, e saiba tudo o que você precisa saber para se organizar de maneira apropriada para ter sucesso em uma licitação!